Syntaxis Informativa.- Las grandes ideas pueden quedarse en el papel si no se ejecutan correctamente, de forma eficaz y eficiente, en los plazos y dentro del presupuesto establecidos por la empresa. El escenario actual, cada día más demandante, con un desarrollo de tecnología que avanza a una velocidad vertiginosa y clientes más exigentes que cuentan con amplio acceso para contratar productos y servicios, obliga a las empresas a responder con una mejor gestión de sus iniciativas estratégicas.

Saber leer el entorno es tarea obligada, asegura Roberto Toledo, CEO de Alpha Consultoría firma especializada en Administración de Proyectos.

Profesor en Administración de Proyectos en el Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM), y desde enero de 2017 miembro del Consejo Directivo de Project Management Institute, con sede en Estados Unidos, asociación profesional que agrupa a 20 mil socios a nivel mundial, Roberto Toledo sostiene que en la actualidad una de las principales preocupaciones de los directores de las empresas es contar con el talento necesario para poder ejecutar las iniciativas estratégicas.

“Hoy en día se le da un papel mucho más estratégico, mucho más crítico a las empresas que tienen la capacidad de administrar sus proyectos, a grado tal que una de las principales preocupaciones de los directores es contar con el talento necesario para ejecutar las estrategias”.

Actualmente la Dirección de Proyectos o Project Management (PM), como cualquier otra disciplina evoluciona y se adapta a las necesidades que las organizaciones demandan.

Particularmente en esta época de constante evolución tecnológica y en donde las organizaciones tienen que alcanzar sus objetivos de una forma acelerada, el Project Management juega un papel crítico en la ejecución de la estrategia.

El entorno es cada vez es más demandante: “la tecnología cambia rapidísimo y hay empresas que han desaparecido porque no supieron entender las nuevas tendencias de la tecnología”.

En ese cambio de condiciones, destaca Roberto Toledo, las nuevas generaciones imprimen una nueva dinámica, porque ya no buscan trabajar por largo tiempo en una compañía, sino impulsar sus propias empresas, por lo tanto, su trabajo es más evidente, al estar todo el tiempo en el proyecto.

A diferencia de las grandes empresas, “las pequeñas y medianas empresas, que son el sustento de este país, no tienen todas las capas gerenciales, la alta dirección, ni la gerencia media, su estructura se conforma por un equipo que está detrás de la creación de la empresa y de los proyectos”, explica.

Por lo tanto, este tipo de empresas debe tener habilidades indispensables como son conocimiento financiero, marketing, atención a clientes, “y requieren tener al menos una base de administradores de proyectos; contar con conocimientos y habilidades”.

El PM ideal

El PM exitoso es aquel que tienen un buen nivel de inteligencia emocional. Es una persona que sabe manejar bien sus reacciones y sus sentimientos y las reacciones de su equipo. Además debe contar con tres grupos de habilidades:

  1. La parte técnica, es decir, saber calcular un presupuesto, entre otras herramientas técnicas.
  2. Buen conocimiento del negocio. El PM ideal debe conocer la estrategia de la organización a la que pertenece, para saber si el proyecto que está dirigiendo se alinea con la estrategia corporativa.
  3. Contar con habilidades y manejo de personas. “Se ha visto que los PM exitosos tienen un buen conjunto de conocimientos técnicos, pero más que nada, tienen bien desarrolladas sus habilidades de liderazgo y solución de problemas, motivación, negociación”.

Todo mundo reconoce que enseñar las habilidades técnicas es relativamente fácil, y prácticamente puede tomarse un curso de herramientas, pero lo que diferencia a las empresas exitosas, son aquellas que invierten en el desarrollo de las habilidades personales como liderazgo, resolución de problemas, manejo de equipos, negociación, couching.

“Digamos que el desarrollo y el talento de los PM tiene que ser mucho más integral que el mero conocimiento técnico, que era lo que se buscaba hace 50 años cuando se inició esta profesión”.

Construyeron un gran proyecto

En el principio, la Administración de Proyectos se ponía en práctica entre ingenieros y arquitectos, es decir, entre personas que hacían grandes proyectos de construcción, de infraestructura, también se daba en el ámbito militar, pero se trataba básicamente de una cuestión operativa, sobre cómo planear y ejecutar mejor un proyecto.

Fue en 1969, con la creación del Project Management Institute, que el tema se formaliza y se impulsa el Project Management como una profesión. Al mismo tiempo se creó un cuerpo de estándares y conocimientos que sirvió como conocimiento común para quienes se dedican a la administración de proyectos.

A lo largo de los años el tema ha venido evolucionando y hoy se reconoce que las empresas que cuentan con buenos Administradores de Proyecto, tienen en él un diferenciador estratégico muy importante para el éxito “porque la capacidad de ejecución de proyectos incide directamente en la capacidad que tienen las empresas de ejecutar su estrategia”.

Hasta hace diez o quince años, las empresas estaban más preocupadas por resolver otros asuntos, pero hoy el énfasis está en contar y desarrollar el talento adecuado para ejecutar sus iniciativas estratégicas, afirma Roberto Toledo.

Empoderados

Una vez que la empresa ha invertido en capacitar a su PM, debe proveer el espacio adecuado para su desarrollo.

Ejemplo, si un director de proyectos acude a un curso de liderazgo va a aprender, pero si la empresa no le da el espacio para que liderar un equipo ni para tomar decisiones, definitivamente no podrá desarrollarse. No solo se trata de la apropiación de la teoría, “sino la capacidad de ponerla en práctica y para ello se hace necesario un espacio adecuado, pero muchas veces propiciar ese entorno adecuado depende de las empresas”.

Para ser PM

Las grandes empresas de México tanto nacionales como extranjeras, en general, están haciendo muy buen trabajo en la Administración de Proyectos, de ahí que el CEO de Alpha Consultoría invita a que hagan extensivas esas mejores prácticas a sus proveedores, a su cadena de suministros, así como a las pequeñas y medianas empresas.

A estas últimas les recomienda prepararse, capacitar a su equipo.

“Este tipo de empresas son la parte más importante de este país y tienen un gran reto en cuanto a los proyectos que tienen que llevar a cabo y deben profesionalizarse muchísimo más”.

En lo que toca al sector público, indica que tiene un largo camino por recorrer en la Administración de Proyectos, “deben capacitarse mejor, acercarse a las universidades y profesionalizar la forma en que administran sus proyectos”.

En México, dice, existe el capítulo del Project Management Institute, al cual pueden acudir las empresas para capacitarse.

“Creo que la capacidad de una empresa, de una sociedad para administrar bien sus proyectos, es lo que la diferencia entre una empresa exitosa, de las que no lo son. Es un gran diferenciador al que tenemos que voltear a ver”.

Alpha Consultoría es una empresa mexicana especializada en dirección de proyectos fundada en 1997. Está dedicada a la transformación exitosa de personas y organizaciones, a través de servicios de consultoría y capacitación primordialmente en dirección de proyectos. (STX/julio 11, 2017)